Organizacja imprez plenerowych to nie tylko zabawa, ale i trud włożony w przygotowania. Wyobraźmy sobie taką sytuację – mamy do zorganizowania przyjęcie w terenie dla grupy dzieci, powiedzmy, że będą to urodziny jednego z nich. I tak, trzeba przygotować bezpieczne miejsce do zabawy dla młodych ludzi, trzeba też ustawić stoły dla nich i dla ich rodziców lub opiekunów. Co za tym idzie, wcześniej należy się upewnić, kto z kim się przyjaźni, a kto nie lubi, żeby podczas przyjęcia nie doszło do niepotrzebnych sporów.
Ale to nie jedyne zmartwienie organizatorów. Imprezy plenerowe wiążą się często z ryzykiem zmiany pogody w kulminacyjnym momencie. I na taką okoliczność należy być przygotowanym i tak zabezpieczyć miejsce imprezy, by w razie deszczu goście mieli się gdzie schować i oddać dalszej zabawie.
Planowanie detali zaczyna się już w momencie przyjęcia zlecenia od klienta. Dopracowuje się i omawia wspólnie wszelkie istotne kwestie, jak menu, zwyczaje żywieniowe gości, zaplanowane atrakcje oraz czas rozpoczęcia i zakończenia imprezy. Niezwykle istotne jest, by wszystkie detale były znane odpowiednio wcześnie, aby podczas właściwego wydarzenia nie doszło do niezaplanowanych incydentów. Choć oczywiście nikt nie da gwarancji, że do nich nie dojdzie. Ludzie zawsze mogą zaskoczyć i trzeba być zawsze gotowym na nieprzewidziane zdarzenia.
